5+ 1 herramientas que harán tu negocio (y tu vida mucho más fácil). En este post cuento con Gehisy Hernández como invitada en el blog para que nos hable de 6 herramientas imprescindibles para automatizar diferentes procesos en un negocio. Sea online o no.
Gehisy es ingeniera química, auditora interna de calidad y medio ambiente y MBA. Ayuda a propietarios de negocios online a organizarse alrededor de los procesos y los sistemas de gestión eficientes para ahorrar tiempo y delegar sin agobios.
5 + 1 herramientas para automatizar los procesos de tu negocio
Hoy en día está muy de moda automatizar todo lo que se menea, es una recomendación que escucharás a muchos gurús e iluminados del marketing digital. Incluso se habla de automatizar procesos, pero ¿realmente sabes qué es un proceso y cómo puedes automatizar los más importantes de tu negocio?
Coge un café, un té, una cerveza o lo que te apetezca y dedica unos minutos a leer este post.
¡Empezamos!
¿Qué es un proceso?
Un proceso es el conjunto de los recursos y de las actividades, interrelacionadas, repetitivas y sistemáticas, mediante los cuales unas entradas se convierten en unas salidas o resultados.
Los procesos ya están en tu negocio, solo que aún no los has identificado ni trabajas con ellos de manera consciente.
Existen 3 tipos de procesos (según la clasificación clásica): estratégicos, operativos y de apoyo.
Los procesos estratégicos están relacionados con la alta dirección (sí, tú eres la alta dirección, aunque seas solo contra el mundo). Por ejemplo: Planificación estratégica.
Los procesos operativos son los que están estrechamente relacionados con el cliente y los que te dan dinero. Por ejemplo: Venta.
Los procesos de apoyo son los que hacen funcionar bien a los operativos. Aunque no están estrechamente relacionados con el cliente, son fundamentales para que funcione tu negocio como una maquinaria perfectamente engrasada. Por ejemplo: Gestión de quejas y reclamaciones.
Normalmente los procesos se representan con un diagrama de flujo o flujograma. Esto permite seguir las actividades de tus procesos de manera visual y clara.
A continuación te muestro un diagrama de flujo de un negocio online. Se trata del proceso de atención al cliente por email. Uno de los procesos más comunes dentro de un negocio online.
¿Qué procesos son automatizables en mi negocio?
En esta furia loca por automatizarlo todo, probablemente te estarás preguntando qué procesos puedes automatizar y por dónde empezar.
Evidentemente, todos los procesos no se pueden automatizar, por ejemplo, los estratégicos dependen de ti como dueño de tu negocio, así que, de momento, vamos a dejarlos tranquilos.
Podemos automatizar algunos procesos operativos y algunos de apoyo, como pueden ser:
- Facturación (proceso de apoyo).
- Gestión de citas/llamadas de venta (proceso operativo).
- Gestión de derechos de autor de los contenidos (proceso de apoyo).
- Publicación en redes sociales (proceso operativo).
- Gestión de email (proceso de apoyo)
¿Qué tal si empezamos por esos?
5 herramientas imprescindibles para automatizar procesos
¿Y cómo automatizo todo lo anterior? Para eso están las herramientas. Existen herramientas como granos de arena en la playa, así que no te agobies si no conoces alguna de las que te cuento. Siempre habrá alguna similar.
Quaderno
Quaderno es una herramienta que uso desde que comencé a facturar con mi negocio, allá por 2017. Si pudiera cuantificar todo el tiempo que me he ahorrado en términos de dinero (y de dolores de cabeza), pues posiblemente ya sería millonaria.
Aquí hablamos de automatizar el proceso de facturación.
¿Qué hace Quaderno?
Se conecta con las principales plataformas de pago (Paypal, Stripe, Woocommerce, Thrivecart, etc) y emite una factura automática basándose en la localización del cliente. Es probable que ya sepas (o no), que si vendes productos digitales (como un e-book en pdf), debes aplicar el IVA del país del comprador.
Pero eso es solo una parte de lo que hace esta herramienta. Te permite, además, hacer un balance de ingresos y gastos, para saber si tu negocio es rentable o no. Puedes crear tu base de datos de clientes, saber qué productos estás vendiendo más, en qué países y muchas cosas más.
Tiene una prueba gratuita de 7 días.
Calendly
Si vendes servicios, seguro que te interesa automatizar el proceso de gestión de citas/reservas/llamadas de venta.
Conozco negocios que aún se lían en un bucle de emails para gestionar la reserva de una cita con un potencial cliente, perdiendo un tiempo precioso. Para eso existen herramientas como Calendly que nos facilitan la vida.
Calendly crea un calendario de citas y se sincroniza con los los principales calendarios del mercado (yo uso el Google Calendar). Puedes incrustar el calendario de citas en tu web o enviar un enlace a la persona en cuestión.
La herramienta te permite configurar tu disponibilidad real de manera muy intuitiva y no te agendará una cita si no tienes hueco en tu calendario.
Te quedará algo como lo que puedes ver en la siguiente imagen:
Tiene versión gratuita y de pago.
Safe Creative
Igual que está de moda automatizar, está de moda robar contenido y publicarlo sin referenciar. Esto no es nuevo, es como la moda de los pantalones campana, que vuelve una y otra vez. Gente con más cara que espalda existe y existirá siempre. Solo tienes que estar alerta y aprender a proteger tu contenido.
¿Cómo? Automatizando la protección de tus publicaciones y contenido con Safe Creative.
Safe Creative se sincroniza con tu blog y protege de manera automática todo lo que publicas. También te permite sincronizar los documentos que subas a Dropbox, Drive o Google Fotos.
Tienes disponibles imágenes para publicar en tu blog, avisando a los amantes de lo ajeno de que tu contenido está protegido por derechos de autor.
En el caso de que (como yo), te guste enriquecer tus formaciones con material en pdf, puedes subirlo a Safe Creative y también quedará protegido contra aquellos que se dedican a copiar cursos ajenos. Todo un ahorro de tiempo y de disgustos.
Tiene versión gratuita y de pago.
IFTT
Automatizar el proceso de publicación en redes sociales. En este caso no te voy a hablar de herramientas tipo Metricool o similares que te permiten programar las publicaciones, sino de reutilizar el contenido para volverlo a publicar en otros lugares.
IFTT (IF This, Then That) permite crear interacciones y tareas automáticas con las que vas a poder ahorrar muchísimo tiempo.
En la imagen de abajo, te dejo varias ideas de lo que se puede hacer con esta herramienta. Tienes applets (así se llaman las automatizaciones) predefinidos o puedes crear los tuyos propios.
Tiene versión gratuita y de pago.
Gmail
¿En serio me vas a hablar de Gmail?
Pues sí, porque estamos hablando de automatizar el proceso de gestión del email.
No quiero hablarte de cómo usar Gmail (eso seguro que ya lo sabes), sino de cómo automatizar la gestión de los correos que te llegan.
Para eso están el asunto, las etiquetas, los filtros y las pestañas.
El asunto
Gmail trata los correos como si fueran conversaciones, dos correos con un mismo asunto serán agrupados.
Tip: Pide a la persona que te vaya a responder que ponga el asunto X y así no perderás correos. Ejemplo: Asunto: BAJA, Asunto: Urgente, Asunto: Reto, Asunto: Reembolso, etc.
Las etiquetas
Formas de clasificar el correo electrónico. Es asimilable a carpetas, pero no lo son.
Tip: Crea etiquetas para tus proveedores y clientes más importantes, por ejemplo: asesoría, clientes de pagos recurrentes con los que tengas que mantener una comunicación fluida, etc. Máximo 5-10 etiquetas.
Los filtros
Filtra los correos que recibes, por remitente, destinatario o palabras clave.
Tip: Crea filtros para que los mensajes se ubiquen automáticamente en etiquetas o se destaquen. *Marcar “no incluir chats”.
Las pestañas
Vienen por defecto, pero pueden cambiarse. Supuestamente la inteligencia artificial de Google te ayuda a clasificar los correos de tu bandeja de entrada.
Tip: Desactiva las pestañas, hay otras formas más eficientes de trabajar, como las etiquetas, que harán que no pierdas tiempo ni correos importantes.
*Para saber más, tienes disponible el reto “Multiplica x10 tu eficiencia en 7 días”.
La madre de todas las herramientas: Zapier
No podía terminar este post sin hablarte de la herramienta de automatización por excelencia.
Zapier te permite conectar aplicaciones que no se conectan por sí solas. Podemos decir que te ayuda a conectar procesos (salvando las distancias, claro está).
Puedes usar lo que te he comentado anteriormente y automatizar aún más tu negocio.
Te dejo algunas ideas en la imagen de abajo, aunque ya te digo que las posibilidades son infinitas. Solo tienes que buscar las aplicaciones que deseas conectar y configurar el flujo de trabajo. ¡Zapier se encarga del resto!
Tiene versión gratuita y de pago.
Ahora sí, tienes todas las herramientas y los conocimientos necesarios para empezar a automatizar paso a paso, tu negocio.
¿Por dónde vas a empezar?
Te leo en comentarios.
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